Conditions générales de service

CONDITIONS GENERALES DE SERVICES

Article 1 – OBJET, DEFINITIONS, CHAMP D’APPLICATION ET GENERALITES

1.1. Les présentes Conditions Générales de Services ci-après les « CGS » pour objet de préciser les modalités et conditions dans lesquelles le Cabinet de Conseil en Propriété Industrielle PILY, SAS au capital de 1000€ euros dont le siège social est "Immeuble le Britannia – bâtiment B, Algyr – 20 boulevard Eugène Deruelle – 69003 Lyon, France" immatriculée sous le n° 922408091 RCS Lyon (ci-après « PILY » ou le « Prestataire »), fournit à ses Clients des prestations de conseil, d’assistance, d’audit, de recherche, de représentation et de rédaction en vue de l’obtention, du maintien, de l’exploitation ou de la défense de droits de propriété industrielle et/ou de droits annexes, ces prestations incluant les consultations juridiques et la rédaction d'actes sous seing privé (ci-après les « Prestations »).

1.2. Les présentes Conditions Générales de Services sont analogues à des conditions générales de vente et sont à considérer à la fois comme des conditions générales de conseil, ou des conditions générales de prestation de services.

1.3. Les présentes CGS sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, qui seront inopposables au Prestataire, même si celui-ci en a eu connaissance.

1.4. Les présentes Conditions Générales de Services s’appliquent aux prestations effectuées par la société PILY au nom et pour le compte du Client. Ces Conditions Générales de Services sont tenues à disposition et disponibles sur le site www.pily.legal.

1.5. Les présentes Conditions Générales de Services s’appliquent, sans restriction, ni réserve, à tout mandat donné à la société PILY pour la réalisation des Prestations et notamment à toute commande ou achat d’actes juridiques ou administratifs personnalisés et/ou de prestation de consultations juridiques, quel qu’en soit le mode de passation et notamment par courrier postal ou électronique, par téléphone et/ou par plateforme internet interposée.

1.6. Les présentes CGS définissent les obligations mutuelles et/ou réciproques de PILY et du Client.

1.7. Les présentes CGS sont expressément acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir pris parfaitement connaissance dès lors que le devis ou la facture y fait référence et qu’elles sont consultables en ligne sur le site internet de PILY (www.pily.legal) et/ou dès lors que le Client confie des prestations à PILY, à l’occasion de la constatation d’au moins l’un des événements suivants :

-l’acceptation des conditions d’intervention proposées par PILY ; ou,

-la signature du mandat au bénéfice de PILY ; ou,

-la transmission d’instructions écrites pour confier des Prestations à PILY ; ou encore

-le paiement des éventuelles demandes de provisions émises par PILY.

1.8. Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation préalable et écrite du Prestataire, prévaloir sur les présentes Conditions Générales de Services. Toute exception ou dérogation aux présentes Conditions Générales de Services souhaitées par le Client nécessite donc un accord préalable écrit du Prestataire.

1.9. PILY se réserve le droit de procéder à tout moment et sans préavis à toute modification des présentes CGS rendue nécessaire, par exemple pour se conformer aux dispositions légales, réglementaires ou déontologiques relatives à l’organisation de l’exercice de la profession de Conseil en Propriété Industrielle et/ou de mandataire européens auprès de l’EUIPO.

1.10. La nullité ou caducité éventuelle de l’une des clauses des présentes CGS est sans influence sur la validité des autres clauses.

1.11. Le fait que le Prestataire ne se prévale pas à un moment donné des présentes CGS ne saurait être interprété comme valant renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

ARTICLE 2 -CADRE ET PRATIQUES DEONTOLOGIQUES

2.1. PILY réalise habituellement divers types de missions et prestations, telles que consultations juridiques, ou technico-juridiques, démarches pour préparer, obtenir, maintenir des titres de propriété industrielle, défendre, faire valoir, contribuer à défendre ou à faire valoir des titres de propriété industrielle ou des droits de propriété intellectuelle, opérations d’audit et de valorisation de titres ou de portefeuilles de titres, ou encore formalités d’inscriptions et de régularisation de titres de propriété industrielle, auprès des offices nationaux, régionaux ou internationaux de propriété intellectuelle.

2.2. La société PILY, en qualité de Conseils en Propriété Industrielle, est tenue au strict respect des dispositions légales et réglementaires des articles L422-1 à L423-2 et R422-1 à R423-2 du Code la Propriété Intellectuelle et des dispositions du Règlement Intérieur de la Compagnie Nationale des Conseils en Propriété Industrielle.

2.3. En conséquence de ces différentes dispositions, les collaborateurs, salariés, associés ou consultants, membres ou rattachés à PILY respectent, en toutes circonstances le plus strict secret professionnel et, partant, la confidentialité des informations que le Client est amené à leur confier, quel qu’en soit le mode de communication.

2.4. S’agissant de la protection des données à caractère personnel, le Client est informé que PILY met en œuvre des traitements de données à caractère personnel (nom, prénom, adresse postale et adresse électronique) afin de lui permettre d’assurer la gestion, la facturation, le suivi des dossiers de ses Clients et la prospection par voie électronique. Ces données sont nécessaires pour la bonne gestion des dossiers et des Clients et sont destinées aux services habilités de PILY.

PILY s’attache à respecter les prescriptions de loi Informatique et Libertés et du règlement européen sur la protection des données, dans la limite des obligations requises par certains offices de Marques. Dans les conditions définies par la loi Informatique et Libertés et le règlement européen sur la protection des données, les personnes physiques disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, de rectification, d’interrogation, de limitation, de portabilité, d’effacement. Les personnes concernées par les traitements mis en œuvre disposent également d’un droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique l’intérêt légitime de PILY, ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale.

Elles disposent également du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont elles entendent que soient exercés, après leur décès, les droits mentionnés ci-dessus. Pour exercer ces droits, les personnes concernées peuvent à tout moment contacter PILY par courrier électronique à l’adresse suivante : hello@pily.legal ou par courrier postal à l’adresse suivante : Immeuble le Britannia – bâtiment B, Algyr – 20 boulevard Eugène Deruelle – 69003 Lyon, France.

2.5. Avant d’accepter de réaliser une prestation quelle qu’elle soit pour un nouveau Client ou une nouvelle affaire, PILY vérifie l’absence de conflit d’intérêt à propos de l’affaire confiée ou de l’intervention à mener, en application des dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI (Règles 12.1 et 12.2). Selon le cas, PILY peut être amené soit à décliner une nouvelle affaire ou un nouveau Client ou encore se désister d’une affaire en cours, soit à agir en tant qu’amiable compositeur, si cette option est envisageable en accord avec les deux parties.

ARTICLE 3 - MANDAT ET REPRESENTATION AUPRES DES OFFICES

3.1. PILY réalise certaines prestations de service dans le cadre d’un mandat de représentation donné par les clients auprès des offices de propriété intellectuelle. Ce mandat peut être tacite ou exprès. Son étendue dépend du cas d’espèce et tout mandat relatif au dépôt d’une demande relative à l’obtention d’un droit de propriété industrielle s’étend également au paiement des taxes afférentes et à la procédure d’examen officiel jusqu’à la délivrance ou l’enregistrement du titre. Le mandat de représentation, tacite ou exprès, cesse à la délivrance du titre, sauf accord spécifique quant à sa poursuite notamment pour le paiement des taxes de maintien en vigueur ou de renouvellement.

3.2. PILY représente habituellement ses clients devant les offices de l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle en France), de l’EUIPO (European Union Intellectual Property Office en Union Européenne) et de l’OMPI (Organisation mondiale de la propriété intellectuelle) et utilise généralement des agents étrangers pour la représentation effective des procédures des clients devant les offices locaux étrangers. PILY sélectionne dans ce dernier cas soigneusement les agents auxquels il confie des missions.

PILY ne pourra pas voir sa responsabilité engagée en cas de défaillance de ses agents étrangers.

3.3. Devant certains offices, le Client doit signer un pouvoir de représentation au profit de PILY, et/ou au profit d’un agent étranger représentant le Client devant un office étranger.

ARTICLE 4- OBLIGATIONS DU CLIENT

4.1. Le Client s’engage à communiquer précisément à PILY l’identification de l’entité cliente dans ses composantes, notamment : donneur d’ordre, titulaire des droits, entité facturée, ces composantes étant confondues ou distinctes suivant les cas. Préférablement, il communiquera avant toute prise de mandat, son extrait Kbis et le cas échéant son numéro de TVA intracommunautaire.

4.2. Dans les cas où il est prévu une co-titularité des droits ou/et un co-paiement, et sauf disposition contraire prévue dans un accord ou règlement de copropriété qui devra être fourni au Prestataire, le donneur d’ordre identifié est alors considéré comme l’interlocuteur unique de PILY. Toute facturation qui doit être adressée à un tiers qui n’est pas le donneur d’ordre devra avoir été expressément consentie à l’avance par ce tiers.

4.3. Le Client s’engage à mettre à la disposition de PILY l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de ses missions et des prestations attendues. Les documents et informations fournies par le client doivent être complets, exacts et sincères.

Les informations et instructions nécessaires doivent être fournies à PILY avant l’expiration du délai prescrit dans un délai raisonnable compte tenu du temps de travail nécessaire à l’exécution de la prestation. Toutes les instructions du Client doivent être données par écrit ou confirmées par écrit dans les plus brefs délais, par courriel(s) ou par courrier(s). A défaut la responsabilité de PILY ne pourrait être retenue pour toute inexécution ou exécution tardive. Il peut être prévu un mode d’instruction par défaut agréé préalablement avec le Client.

4.4. Le Client s’engage à indiquer immédiatement à PILY tout changement concernant son organisation, ses coordonnées, ses liens capitalistiques ou toute procédure collective ou menace de procédure collective qu’il pourrait encourir.

4.5. Les devis, consultations juridiques, rapports d’audit et, d’une façon générale, tous les documents de travail établis et remis ou adressés par le Prestataire au Client, en vue de la Mission, sont couverts par le secret professionnel et les droits de propriété intellectuelle y attachés appartiennent au Prestataire. Le Client s’interdit donc, sauf autorisation préalable expresse de PILY, toute réutilisation et/ou transmission à des tiers des documents élaborés et transmis par le Prestataire à l’occasion de l’exécution de sa Mission ou de la réalisation d’une prestation quelle qu’elle soit.

ARTICLE 5 - CONDITIONS FINANCIERES

5.1. Tarifs et devis

5.1.1. Il peut être prévu une convention d’honoraires entre PILY et son Client. A défaut, PILY tient à disposition de tous ses Clients une grille tarifaire où sont indiqués les honoraires et forfaits habituels, relatifs à ses principales prestations et le cas échéant les conditions de réévaluation annuelle.

5.1.2. Les Prestations ne faisant pas l’objet d’un barème sont facturables au temps passé par PILY en fonction de la complexité des travaux à mener.

5.1.3. Les frais de déplacement des membres de PILY nécessaires à la réalisation des Prestations, ne sont pas inclus dans les honoraires visés aux points 5.1.1 et 5.1.2. Ils seront remboursés à PILY sur présentation des factures.

5.1.4. Les taxes officielles sont fixées par les Offices et peuvent évoluer à leur seule initiative, parfois avec applicabilité immédiate. Elles sont répercutées dans les factures à leur montant exact au jour de la facturation, et le cas échéant en application du taux de change en vigueur au jour de la facturation.

5.1.5. Les devis établis par PILY pour le Client sont calculés sur la base des informations connues à la date de leur établissement et ne peuvent, sauf accord et mention exprès de PILY, être considérés comme des accords fermes de facturation. Ils sont donc donnés hors taxes à titre indicatif, car ils peuvent varier en fonction du travail à investir tant par le Prestataire que par ses correspondants étrangers, de la fluctuation des monnaies, des tarifs applicables à la date à laquelle PILY engage sa mission. De plus, ils ne comprennent généralement pas divers frais tels que légalisation, traductions, obtention et fourniture de documents complémentaires qui peuvent être requis par les Administrations. Ces devis ne préjugent pas non plus des difficultés ultérieures qui pourraient être rencontrées dans l’exécution de la mission. Ils ont une durée de validité limitée.

5.2. Provisions, facturation

5.2.1. PILY peut, le cas échéant, demander le paiement par avance d’une partie des honoraires prévus ou devisés pour la prestation à réaliser ainsi que le paiement par avance des taxes officielles. Une demande de provision TTC est alors adressée par PILY au Client. Le début d’exécution de la prestation est alors subordonné à l’encaissement préalable de la provision demandée, et ce, quelles qu’en soient les conséquences pour le Client, notamment si cela implique un dépassement de délai.

5.2.2. PILY émet une facture dans les meilleurs délais après la réalisation de la prestation. Lorsqu’en raison de sa nature, la prestation est effectuée sur une durée significative, des factures intermédiaires peuvent être émises. Les factures émises par PILY répercuteront immédiatement et sans nécessité d’une approbation préalable par le Client, les variations à la hausse ou à la baisse des taxes officielles quand bien même seraient-elles différemment portées dans le devis préalable.

5.2.3. Pour les démarches nécessitant l’intervention d’un agent habilité devant un office de propriété intellectuelle étranger, PILY refacture les débours de cet agent étranger avec l’adjonction de frais de traitement administratif, comptable et bancaire.

5.2.4. La TVA sera appliquée au montant hors taxes des facturations, au taux légal en vigueur. Certaines exceptions peuvent prévaloir en cas de facturation transfrontalière et/ou de d’acquittement simple de taxes.

5.3. Conditions de règlement

Le règlement s’effectue comptant à réception. Sous réserve d’accord préalable, les règlements peuvent être effectués au vu d’un relevé périodique récapitulatif des factures émises. Toute contestation concernant le montant de la facture n’est recevable que si elle est formulée dans les quinze (15) jours suivant la réception de la facture par le Client. Aucune contestation ne justifie au Client le droit de suspendre les paiements ou d’opérer des retenues ou compensations. Des pénalités de retard peuvent être appliquées selon les dispositions légales du droit général ou local. Il est prévu une indemnité de recouvrement qui peut être réclamée au client en cas de retard de règlement. Les sommes dues à la société PILY pour les Prestations effectuées jusqu’à la date de la terminaison des relations contractuelles entre PILY et le Client lui resteront définitivement acquises.

ARTICLE 6 - EXECUTION DES PRESTATIONS ET DELAIS D’EXECUTION

6.1. Le client reconnait savoir qu’un droit de propriété industrielle s’acquiert selon des procédures spécifiques, nationales, internationales ou étrangères, dont la durée excède parfois plusieurs années et que le maintien en vigueur, voire la défense de ce droit est génératrice de frais.

6.2. Sauf si un délai est expressément convenu avec le Client, le Prestataire est seulement tenu d’exécuter les Prestations dans les délais les plus raisonnables et selon ses possibilités. Ces délais étant alors donnés à titre indicatif, tout dépassement ne peut être considéré comme un motif de rupture du Contrat ou de contestation du montant dû pour la Prestation.

6.3. En cas de demande de provision conformément aux articles 5.2.1. et 5.2.2. des présentes CGS, tout délai d’exécution expressément convenu avec le Client s’entend à compter du paiement de ladite provision. De même, tout délai d’exécution expressément convenu avec le Client s’entend à compter de la fourniture par celui-ci de l’ensemble des informations nécessaires à sa réalisation.

6.4. Certaines Prestations étant soumises à un délai d’exécution imposé par une administration et/ou par la règlementation en vigueur en matière de propriété industrielle, le Client est tenu, à la demande du Prestataire, de donner ses instructions en temps utile afin de respecter les délais imposés et permettre au Prestataire de réaliser sa mission avec tout le soin nécessaire.

6.5. Le Client sera seul responsable des dommages (y compris perte de droits) qui pourraient résulter d’instructions reçues après une échéance notifiée par écrit par le Prestataire.

ARTICLE 7 - RESPONSABILITE

7.1. Obligation de moyens.

PILY s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution des Prestations. Le Prestataire a donc, pour l’exécution des missions qui lui sont confiées par ses Clients, une obligation de moyens.

Le Prestataire est en droit de se considérer dégagé de toute responsabilité relative aux délais dans les cas suivants :

- Non-fourniture ou fourniture non conforme en temps opportun par le Client des renseignements nécessaires, ou de tout autre élément d’informations à la charge de celui-ci,

- Non-respect par le Client des conditions de paiement.

7.2. Responsabilité et assurances.

PILY a souscrit une police d’assurance au titre de la responsabilité civile professionnelle qui couvre l’ensemble des Prestations et s’engage à communiquer une attestation sur simple demande du Client. Tout évènement connu du Client susceptible d’entraîner des conséquences en matière de responsabilité civile doit être porté sans délai par le Client à la connaissance du Prestataire, afin de permettre à ce dernier de prendre toute mesure appropriée. En tout état de cause, le montant d’une éventuelle indemnisation mise à la charge du Prestataire ne pourra être supérieur au coût de la facturation TTC payée par le Client.

PILY n’assume aucune responsabilité en relation avec des prestations fournies par des tiers, particulièrement lorsque le tiers est expressément choisi par le Client.

En aucun cas, PILY ne saurait être tenu pour responsable de l’indemnisation des dommages directs ou indirects et immatériels subis par le Client, notamment la perte de chiffre d’affaires, de contrats, de clientèle, de chances, de réputation, de bénéfices.

La responsabilité de PILY ne pourra être engagée en cas de retard ou de suspension de l’exécution de la Mission imputable au Client, ou en cas de force majeure.

ARTICLE 8 - ARCHIVAGE

8.1. Le Prestataire conserve les dossiers des Clients exclusivement sous format électronique dans le respect de la durée légale.

8.2. Le Prestataire, sauf convention contraire expresse avec le Client, ne garde aucun document original, ni pièce officielle, lesquels sont, adressés au Client qui assume seul la responsabilité de les conserver.

ARTICLE 9 - DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE

9.1. Les présentes Conditions Générales de Services sont régies par le droit français et sont soumises aux règles de la profession de Conseil en Propriété Industrielle régie par le Code de la Propriété Intellectuelle. Les questions contentieuses éventuelles seront présentées et traitées suivant le cas devant la commission de discipline de la CNCPI ou devant le Tribunal Judiciaire de Lyon, nonobstant la pluralité de défendeurs ou appel en garantie.